Introduzione: ExpHire Role-Objectives Canvas
Una volta compilato il Recruitment Canvas, sei quasi pronto a procedere con la stesura della job description, ma ti consiglio di lavorare ad un ulteriore step prima di procedere in tal senso. E’ utile comprendere non solo le esigenze aziendali rispetto al ruolo con il raggiungimento del Company>Role>Candidate Fit, ma anche cercare di prevedere come questo si evolverà nel tempo.
Il contesto di lavoro è in continua evoluzione e quando decidi di aggiungere una risorsa in azienda devi cercare di comprendere come il ruolo si evolverà nel tempo, quali obiettivi i candidati scelti dovranno raggiungere nel breve, medio e lungo periodo per poter avere successo.
Abbiamo creato l’ExpHire Role-Objectives Canvas, uno strumento utile per visualizzare in una sola pagina gli obiettivi attesi per ciascun ruolo nel breve, medio e lungo periodo. Questo documento è utile per guidare il processo di selezione dei candidati, devi infatti intravedere nelle caratteristiche dei migliori, quegli aspetti che consentono e sono propedeutici al raggiungimento degli obiettivi.
Solitamente la persona che deve lavorare a questo documento è principalmente l’hiring manager, che deve conoscere le esigenze del team e dell’area di business attuali e future e di conseguenza essere in grado di attribuire goals e target da raggiungere per ogni nuovo ruolo/persona ricercata.
Anatomia del Role-Objectives Canvas
Questo canvas ha una struttura molto semplice si tratta semplicemente di dividere gli obiettivi da raggiungere in tre orizzonti temporali distinti:
- Breve termine
- Medio termine
- Lungo termine
Per ciascuno di questi ti chiedo di individuare 6/10 obiettivi con un mix fra elementi di natura di business molto concreti e facilmente verificabili ed altri aspetti più legati alle soft skills. Gli obiettivi devono essere credibili e realmente raggiungibili e sono generalmente più precisi e circostanziati per quelli di breve e medio termine e più sfumati e generici per quelli di lungo termine (con le dovute eccezioni).
A questo link puoi effettuare il download di un Role-Objective Canvas vuoto e dei due esempi che andremo a trattare. Analizziamo individualmente ogni sua componente.
Breve Termine
In questa sezione devi elencare gli obiettivi principali che la persona scelta per ricoprire il ruolo dovrà raggiungere nel breve periodo, solitamente nei primi 3/6 mesi. Questa lista può essere successivamente usata anche come base di partenza per identificare elementi utili per l’onboarding e per la definizione degli obiettivi relativi al superamento dell’eventuale periodo di prova. I goal da raggiungere all’inizio sono solitamente specifici, ma non legati necessariamente a numeri e target precisi, devi ricordarti di dare il tempo necessario ai tuoi nuovi team member di comprendere il contesto di lavoro e capire come muoversi in esso. Con questo non intendo dire che nell’arco di 6 mesi dei risultati concreti e misurabili non sono da raggiungere, voglio solo far passare il messaggio di dosare correttamente la pressione al raggiungimento di obiettivi numerici precisi nei primi mesi di lavoro (a volte è controproducente chiedere risultati a persone che non hanno ancora compreso pienamente le dinamiche del business e quelle aziendali, potrebbe indurli ad errori).
Facciamo gli esempi di ricerca di due ruoli distinti, CRM manager e Front-end developer elencando dei possibili obiettivi da raggiungere per ciascun ruolo nel breve termine.
CRM Manager
- Esaminare le pratiche e gli strumenti CRM esistenti e suggerire eventuali modifiche
- Creare una strategia CRM e discuterla con il marketing e il top management
- Iniziare a implementare la strategia
- Creare almeno 3 processi di marketing automatizzati per 3 diversi gruppi di utenti
- Definire un quadro completo di KPI per le attività di CRM
- Allinearsi con il direttore marketing sulle strategie di comunicazione e le attività principali
- Costruire un rapporto interpersonale con la rete interna di collaboratori, privilegiando le persone che lavorano a diretto contatto
- Comprendere appieno e incarnare i valori e la cultura dell’azienda
Front-end Developer
- Esaminare le pratiche di sviluppo del software esistenti ed eventualmente suggerire delle variazioni
- Comprendere i processi di lavoro interni e dimostrare di essere in grado di seguirli o di metterli in discussione (se necessario)
- Produrre codice di qualità (anche in base al giudizio del q&a tester)
- Dimostrare un atteggiamento positivo e farsi apprezzare sia dai colleghi che dai clienti
- Essere in grado di rispettare gli impegni presi nello sprint (almeno il 70%).
- Allinearsi con il responsabile dello sviluppo su attività, blocchi e necessità
- Costruire un rapporto con una rete interna di collaboratori, privilegiando le persone con cui lavora direttamente
- Comprendere appieno e incarnare i valori e la cultura dell’azienda
Medio Termine
Gli obiettivi da raggiungere nel medio termine che ha un orizzonte temporale di circa un anno sono quelli generalmente più specifici, in questo caso puoi decidere di inserire numeri precisi e percentuali di crescita o simili.
In questa fase i candidati scelti per ricoprire i diversi ruoli devono dimostrare di poter raggiungere i risultati attesi, devono anche dimostrare di essere allineati con i valori e la cultura aziendale che hanno appreso durante i primi mesi in azienda e che ora devono iniziare ad esercitare nella pratica quotidiana.
Anche in questo caso ti consiglio di inserire 6/10 diversi obiettivi che sono un mix fra risultati da raggiungere con il lavoro (espressione di hard skill ed impegno profuso) e risultati legati al cultural fit e alle soft skill dimostrate.
Tieni presente che quando scrivi questi obiettivi di medio termine, prima che la ricerca per il ruolo abbia inizio, stai facendo un lavoro di previsione e che quindi ciò che scrivi potrebbe non essere più completamente valido, potrebbero intercorrere 8-10 mesi che richiedono un’eventuale revisione degli obiettivi.
Se intendi usare il Role-Objective canvas non solo per chiarire alcuni elementi importanti alla selezione, ma anche come base per la creazione di obiettivi legati a OKRs e a MBOs ti consiglio di rivederli nel tempo per assicurarti che siano ancora validi ed allineati alla corrente strategia aziendale.
Torniamo ai nostri esempi e quali obiettivi abbiamo ipotizzato nel medio termine per questi due ruoli.
CRM Manager
- Riferire al top management sull’esecuzione della strategia e sui risultati ottenuti
- Creare ed eseguire un framework di esperimenti per testare nuove attività/caratteristiche e riferire sui risultati ottenuti
- Gestire in autonomia un piccolo budget per il CRM e fornire un resoconto in merito
- Costruire completamente un’efficace struttura di automazione del marketing
- Contribuire al processo di budgeting dell’azienda per l’anno successivo
- Imparare almeno una nuova cosa/strumento/processo/tecnologia ed promuoverla in azienda
- Completare la costruzione del rapporto con l’intera forza lavoro dell’azienda
- Ottenere risultati soddisfacenti dal processo di revisione annuale (con particolare attenzione alle revisioni tra pari)
Front-end Developer
- Essere in grado di affrontare i clienti in modo diretto ed efficace
- Iniziare il processo di apprendimento per diventare uno sviluppatore full stack
- Ricevere apprezzamenti costanti da clienti e colleghi
- Essere in grado di rispettare gli impegni presi nello sprint (almeno l’80%)
- Dimostrare capacità di proattività, suggerendo nuove soluzioni e variazioni per migliorare l’efficienza
- Introdurre in azienda almeno 1 nuova tecnologia/framework/pratica di sviluppo software
- Completare la costruzione del rapporto interpersonale con l’intero team
- Ottenere risultati soddisfacenti dal processo di revisione annuale (con particolare attenzione alle revisioni tra pari)
Lungo Termine
Gli obiettivi di lungo termine sono legati al percorso di crescita di una persona in un ruolo da un lato e agli obiettivi strategici aziendali dall’altro. Ti devi spingere ad immaginare le prospettive di crescita di lungo termine per la persona, il ruolo ed il business aziendale. Se hai delle direttive strategiche aziendale a tua disposizione, usale per costruire alcuni degli obiettivi per ogni ruolo. Cerca di ricordare che le persone dopo un paio di anni nello stesso ruolo tendono ad annoiarsi e a perdere la voglia e l’entusiasmo dei primi 15/18 mesi. Devi prevedere in questi obiettivi di lungo termine degli elementi che consentono ed abilitano il cambiamento e l’evoluzione del ruolo coerentemente con i target strategici del team e del business. Puoi inserire fra questi obiettivi anche delle cosiddette ‘north star’, degli obiettivi che l’azienda si pone come fondamentali per il proprio successo declinati nel ruolo specifico o farti ispirare da vision e mission aziendali ed immaginare come queste si possono reificare in un ruolo definito.
Torniamo ai nostri due esempi.
CRM Manager
- Raggiungere un ROI del 300% sulle attività di CRM
- Le attività di CRM superano il 10% del fatturato complessivo dell’azienda
- Costruire un piccolo team CRM (fino a 3-5 persone)
- Diventare un buon team/people manager (con revisioni annuali che lo supportino e tassi di fidelizzazione standard dell’azienda)
- Gestire un budget di svariati milioni di Euro dedicato alle attività di CRM
- Essere in grado di insegnare e diventare un coach per i membri del team CRM e i nuovi arrivati in azienda (diventare un Buddy)
- Diventare ambasciatore dell’azienda, dei suoi valori e della sua cultura
- Essere un portavoce dell’azienda in occasione di eventi legati al CRM
Front-end Developer
- Diventare uno sviluppatore full stack (con particolare attenzione al Front-end)
- Riuscire a sorprendere e deliziare i clienti con il lavoro consegnato
- Essere in grado di rispettare gli impegni presi nello sprint (almeno il 90%)
- Essere sempre “affamati di risultati” e avere prestazioni superiori a quelle dei colleghi
- Essere promossi ogni anno e ottenere aumenti di stipendio grazie ai risultati ottenuti
- Essere in grado di insegnare e diventare un coach per i membri del team di sviluppo e i nuovi arrivati in azienda
- Diventare un ambasciatore dell’azienda, dei suoi valori e della sua cultura
- Essere in grado di portare a termine il lavoro, a prescindere da tutto, dimostrando di saper sacrificarsi quando è necessario
Errori da Evitare
Nella stesura del Role-Objective Canvas devi evitare alcuni errori comuni.
- Scendere in troppi dettagli: non è questa la sede per stilare degli OKRs, il documento in oggetto vuole analizzare ad un livello alto gli obiettivi per un ruolo specifico, ma non tengono ancora conto delle peculiarità della persona che andrà effettivamente a ricoprire quel ruolo
- Essere poco credibili: a volte è possibile pensare ad obiettivi che sono di fatto irrealizzabili e che somigliano più a dei sogni che a dei goal fattibili. Ricorda di proporre solo obiettivi commisurati alle reali possibilità e al contesto di lavoro in cui ti trovi e al budget a disposizione.
- Mettere troppa pressione: soprattutto nel breve periodo le nuove risorse hanno il bisogno di comprendere il contesto in cui lavorano prima di iniziare a performare al massimo delle loro capacità. Cerca di essere paziente e di prevedere un adeguato periodo di onboarding prima di pretendere risultati dalle tue risorse.
- Essere troppo specifici o generici: obiettivi troppo specifici o troppo generici o la mancanza di un mix di essi (usare solo un tipo) è sbagliato. Se usi soltanto obiettivi generici non fornisci una sfida adeguata alle tue nuove risorse, se presenti solo risultati numerici da raggiungere rischi di perdere risorse valide per burn-out. Cerca il giusto bilanciamento fra le due opzioni.
- Fraintendere l’uso del Role-Objective Canvas: Ricorda che questo strumento ti aiuta a focalizzare gli aspetti ricercati nei candidati durante il processo di selezione, non sostituisce OKR ed MBO che si basano anche sulle effettive caratteristiche e competenze della persona scelta per ricoprire il ruolo.
Un’ultima nota riguarda l’utilizzo del Role-Objective Canvas. Puoi decidere di mostrare il suo contenuto ai candidati o ai candidati che superano un certo step nel tuo processo di selezione. Puoi decidere anche di non renderlo palese ai candidati, ma di usarlo eventualmente come traccia per una risposta alle loro domande in merito (spesso i candidati vogliono sapere che cosa è atteso da loro nel breve e medio periodo).
Personalmente preferisco non mostrare gli obiettivi ai candidati in modo scritto, per evitare due spiacevoli effetti collaterali:
- candidati che preparano le loro risposte ai colloqui e test facendosi influenzare troppo dai risultati attesi/obiettivi
- persona scelta per il ruolo che confonde questi obiettivi con quelli che saranno invece successivamente concordati e discussi per il superamento del periodo di prova e per gli OKRs ed MBOs.
Conclusioni: Inizia ad Usare il Role-Objectives Canvas
La stesura di un Role-Objectives Canvas è utile soprattutto agli hiring managers e alle persone coinvolte nel processo di selezione a capire non solo le caratteristiche dei candidati migliori per il ruolo al primo giorno di lavoro, ma anche nel loro percorso in azienda, specie per quelle aziende o quei ruoli dinamici che avranno un’evoluzione importante nel tempo.
Se la Job Description è una fotografia statica dei candidati ricercati, con il Role-Objective Canvas cerchiamo di dare dinamismo a questa fotografia e prevedere le evoluzioni di un ruolo attraverso i risultati attesi. Questo documento ti consente di investigare in maggiore dettaglio le caratteristiche dei candidati, approfondendo non solo ciò di cui il tuo team/azienda ha bisogno oggi, ma anche ciò di cui avrà bisogno domani. Nell’esempio della ricerca del CRM Manager si nota come la persona scelta dovrà nel medio-lungo periodo assumere un ruolo di team leader e pertanto è opportuno cercare fin da ora candidati che abbiano un interesse in tal senso e che dimostrino attitudini e soft skills adeguate a ricoprire in futuro un tale ruolo.
ExpHire: Let's Build the Role-Objectives Canvas
Il nostro Role-Objectives Canvas va di pari passo con il Recruitment Canvas, di cui è la naturale prosecuzione. Insieme sono le fondamenta su cui costruiamo la descrizione del lavoro e l’intero processo di selezione. Ti aiutiamo a individuare i candidati adatti non solo al ruolo attuale che stai cercando, ma anche ai possibili e/o previsti sviluppi futuri. Durante il primo incontro con il tuo Esperto definiamo insieme gli obiettivi per ogni ruolo a breve, medio e lungo termine e basiamo la ricerca tenendo conto anche degli elementi che emergono durante questo lavoro.